Закрыть окно

Функции и задачи службы персонала в области обеспечения экономической безопасности

Опубликовано: Кадры предприятия №3/2003 
Автор: Чумарин И.Г.

 

Введение

Сегодня мы вместе с вами рассмотрим и проанализируем содержание основных функций службы персонала в разрезе кадровой безопасности.

Начнем с того, что сгруппируем функции по блокам, каждый из которых, в свою очередь, напомним перечнем мер или мероприятий, прямо или опосредованно влияющих на состояние кадровой составляющей экономической безопасности предприятия. Здесь необходимо отметить, что службе персонала не принадлежат все без исключения рассматриваемые ниже функции обеспечения безопасности, однако организация либо действенное участие этой столь важной службы в описываемых мероприятиях все же необходимо для достижения наилучшего результата.

Кроме того, постановка и выполнение указанных далее задач в рамках этого функционала является основополагающим моментом для управления безопасностью по кадровой составляющей, дает необходимый базовый инструментарий для разработки и внедрения перечисленных далее мероприятий.

Полномочия

Безусловно, для правильного восприятия своей роли в обеспечении жизнедеятельности компании служба персонала, ее ключевые сотрудники должны быть, в известной мере, наделены соответствующими полномочиями в сфере обеспечения экономической безопасности.

Прежде всего, эти полномочия просто должны быть. Реальные, они должны быть публично делегированы и документированы. Роль носителя этих полномочий сама по себе должна четко пониматься сотрудниками этого подразделения. Кроме того, представляется значительным понимание этого факта руководителями бизнеса. Ведь службы персонала – это не отдел кадров советских времен, это не механизм по приему на работу и увольнению, это один из важнейших ресурсов предприятия по обеспечению его устойчивости на рынке. На всех уровнях должно декларироваться: "Служба персонала обеспечивает безопасность". В ходе семинаров по кадровой безопасности, которые проводятся автором, слушатели из числа директоров или менеджеров по персоналу часто - кто с надеждой, а кто и безнадежно - говорят: "Ваши бы слова о нашей значимости да руководству в уши!", "Сюда надо сначала руководителей приглашать, а потом нас, им сперва надо "мозги вправить".

Таким образом, мы вынуждены отметить у руководителей, к сожалению, низший уровень владения таким ресурсом, как служба персонала, в целях обеспечения всесторонней безопасности предприятия.

Одним из согласованных полномочий при обеспечении кадровой безопасности должен быть непосредственный доступ должностных лиц службы персонала к необходимым для этого корпоративным ресурсам. Эти ресурсы очевидны: планы стратегического развития (или стратегические планы развития) компании, информационные массивы, в том числе конфиденциального характера, аналитика, внутрифирменные и внешние исследования, финансы на соответствующие программы кадровой безопасности (на привлечение квалифицированных кадров, на управление лояльностью) и т.д.

Следующее полномочие заключается и в праве, и в обязанности службы персонала участвовать в разработке документационного обеспечения безопасности. В Трудовом Кодексе РФ, например, прямо указан ряд документов, непосредственно влияющих на безопасность предприятия, и служба персонала как раз обязана обеспечить их наличие, правильность, работоспособность и отсутствие негативных юридических последствий. К таким документам, в первую очередь, относятся:

  1. трудовой договор;
  2. правила внутреннего трудового распорядка;
  3. договор о полной индивидуальной (коллективной)материальной ответственности;
  4. документация по охране труда и пр.

Кроме того, в состав "бумажного" обеспечения безопасности, находящегося в прямой компетенции службы, входит документирование дисциплинарной практики на предприятии и в подразделениях.

Правом же службы персонала в рамках данного полномочия является участие - прямое или косвенное, инициативное или экспертное - в работе по созданию иной документации, связанной с безопасностью, например, пакета документов по обеспечению сохранности конфиденциальной информации или положения о внутрифирменной "горячей линии".

Когда мы говорим о полномочиях, нелишне сказать и о том, что на предприятии должно быть регламентировано и описано распределение компетенции в рассматриваемой области с коллегами из службы безопасности и других подразделений. Иногда для этих целей создается документ, который так и называется - "Положение о взаимодействии в области обеспечения безопасности".

Взаимодействие

Конечно, результативность в системе кадровой безопасности немыслима без четкого и эффективного взаимодействия подразделений. Исходя из принципов разделения полномочий и распределения компетенции, в каждой компании должны быть выстроены горизонтальные связи управления активами (временем, финансами, людьми, информацией) между службой персонала и другими службами и отделами.

  1. Взаимодействие со стороны службы безопасности, как правило, если судить по наиболее часто приводимым ответам слушателей семинаров из числа менеджеров по безопасности, сводится только к вопросам проверки кандидатов. Действительно, такие проверки разносторонни, и мы перечислим здесь основные:
    1. пресловутая проверка по "милицейским" учетам – наличие судимости, наложение существенных административных взысканий, утеря паспорта, наличие розыскных дел;
    2. проверка рекомендаций с прошлых мест работы через службы безопасности тех предприятий или легендированно;
    3. проверка соответствия регистрации по месту жительства (пребывания);
    4. проверка кредитной истории через службы безопасности или кредитные отделы банков, предоставляющих потребительские и иные кредиты;
    5. проверки на наличие связей в криминальном мире, в том числе через родственников;
    6. проверка наличия недвижимого и движимого (автомобилей) имущества, в том числе на соответствие заявленному;
    7. проверка участия в капитале (учреждение, акционирование) юридических лиц, как коммерческих, так и некоммерческих, в т.ч. общественных организаций;
    8. проверка предоставляемых документов (диплом, паспорт) на соответствие формы и содержания действительности и т.д.

Более подробно о такого рода поверках мы с вами поговорим в будущем. Сейчас же отметим, что, кроме проверок, есть и другие виды взаимодействия со службой безопасности, и это взаимодействие также многогранно. Например, сотрудничество при оценке благонадежности как кандидатов, так и сотрудников, постоянный обмен неофициальной информацией, участие в разработке программ физической защиты персонала, участие службы безопасности в процедурах увольнения работников, совместное участие в комиссиях при разбирательствах по материальной ответственности и т.д. Вопросы взаимодействия именно со службой безопасности, как с профильным подразделением, будут проходить красной нитью через всю нашу тему, и мы еще к этому не один раз вернемся.

  1. Взаимодействие с финансовыми подразделениями должно быть налажено при решении вопросов текущих задолженностей сотрудников, что важно при подготовке к увольнению, в процессе планирования корпоративных финансовых ресурсов на обеспечение кадровой безопасности (обучение, мотивация, страхование и пр.), при расчете и начислении заработной платы и других элементов компенсационного пакета. Взаимодействие с указанными подразделениями не такое простое, как кажется на первый взгляд. Директору (менеджеру) по персоналу должен уметь ясно и аргументированно доказать необходимость выделения достаточных на мероприятия кадровой безопасности средств в рамках отведенного бюджета и четко указать при этом цели, которые могут быть достигнуты этими мероприятиями. Далеко не всем и не всегда это удается.
  2. Взаимодействие с субъектами процесса развития. Так несколько неожиданно обозначены руководители учебных центров, тренеры, консультанты, психологи и другие специалисты, принимающие участие в том или ином виде образования сотрудников компании. Обучение – это развитие компании, упрочение ее конкурентоспособности, безопасности и устойчивости на рынке. Именно так надо позиционировать рутинное обучение (может, тогда и денег больше выделят?). То есть, само по себе обучение в разных формах – уже усиление кадровой безопасности, и служба персонала планирует и организует эту работу.

Но есть и еще более тонкие элементы взаимодействия с этими субъектами. Автор часто приводит один пример такого взаимодействия: тренеру, проводящему тренинг по продажам с отделом сбыта компании, ставится задача, связанная с выявлением наиболее ярких и активных участников тренинга, с оценкой уровня авторитета руководителя отдела как формального лидера, с выявлением других лидеров в коллективе, может, более сильных, нежели руководитель, с оценкой общего "морального" климата в коллективе и т.п. Ведь эта информация вам нужна? А ценность ее еще и в том, что оценку проводит внешний независимый специалист, часто даже на уровне просто здравого смысла. Более того, постановка такой задачи имеет форму "обратите внимание", а отработка ее ничего не стоит для вашей компании. И такие моменты взаимодействия существуют везде, надо только обратить внимание на пропагандируемый здесь подход к рассмотрению этих вопросов.

  1. Взаимодействие в области кадровой безопасности с профсоюзными организациями на сегодняшний день очевидно - по вопросам отражения в коллективных договорах прав и обязанностей работников в сфере обеспечения экономической безопасности предприятия, по вопросам участия профкома в процедурах увольнения и других случаях, более или менее регламентированных трудовым законодательством. Хотя и здесь тонкостей много. Для примера - ситуация, сложившаяся на одном из государственных предприятий, руководство которого автор консультировал по системе экономической безопасности. При изучении документации, имеющей отношение к кадровой безопасности, пришлось "проштудировать" коллективный договор. После его изучения автору захотелось навечно остаться работать на этом предприятии, потому что работодатель обязан предоставлять работникам в соответствии с этим документом такие блага, что можно было особенно не работать – только на работу ходи! Компенсационный пакет можно было смело назвать "динозавром", вышедшим из советских времен - такой не каждому западному предприятию и приснится! "Полный шоколад", как сейчас принято говорить, и аплодисменты председателю профсоюзного комитета. Налицо явный перекос обязанностей работодателя перед работниками при отсутствии какой-либо адекватной ответственности работников перед работодателем. А это уже угроза не только кадровой, но и экономической безопасности в целом. Хорошо, что на тот момент готовился проект новых правил внутреннего трудового распорядка, и автору пришлось включиться в эту работу, чтобы установить хоть какой-то баланс, компенсировав неравенство ограничениями и расширенными правами работодателя именно в этом документе. Так что конструктивное взаимодействие и с профсоюзными организациями, имеющими авторитет в коллективе, надо лелеять и поддерживать.

Коммуникации

В этом блоке функций рассматриваются близкие к взаимодействию, но все же отличающиеся от него вопросы налаживания особых, "безопасных" отношений с внешними или внутренними субъектами - благоприятных, полезных и доверительных отношений.

Здесь, в первую очередь, необходимо выделить наличие прямого выхода на руководство предприятия при получении сигнала о нарушении в системе кадровой безопасности. Выход должен быть не только прямым, т.е. без посредников, но и оперативным, экстренным при надобности. Не забудем также и оперативную связь руководителя службы персонала с начальником службы безопасности.

Важен также коммуникационный канал, который направлен на поддержание благожелательных контактов с территориальными органами инспекции по труду. Зачем? Не только для налаживания "хороших" связей, но и для получения "горячей" информации об изменениях в трудовом законодательстве, о трактовке этих новаций самими инспекциями и т.д. Кроме того, эти связи нам нужны для превентивной работы по предотвращению убытков предприятия в виде штрафов, накладываемых государственными инспекторами по труду и по охране труда. Неумение налаживать и поддерживать такие коммуникации дорого выйдет "некоммуникабельному" менеджеру по персоналу. В связи с этим обратите внимание на то, что в последнее время законодательство усиливает роль государственных инспекций, предоставляя им новые права и полномочия. Не секрет, что часто эти органы используются, в том числе, в целях конкурентной борьбы, и здесь от уровня и глубины отношений зависит многое.

То же самое и с военкоматами. Их роль и влияние на бизнес в последнее время также усиливаются. Бытуют истории, когда несговорчивого партнера с помощью коррумпированных представителей военкомата "упекали" не только на военные сборы, но и призывали на действительную военную службу. И хотя конкретно в этих случаях необходимо подключаться службе безопасности, есть вопросы попроще, но не менее значимые, ответственность за которые несет служба персонала. Штрафы за нарушение воинского учета пробовали? Это тоже ущерб, это тоже ваша ответственность. Это нарушение кадровой безопасности. С вашего предприятия прямо с рабочего места увозили сотрудников на призывной пункт? Значит, вам не удалось их уберечь – это тоже ваша ответственность. Это нарушение кадровой безопасности. Можно еще перечислять проблемы, возникающие во взаимоотношениях с людьми в погонах, однако лучше с этими людьми дружить.

Коммуникации с профессионалами рынка труда - head-hunters, рекрутерами, кадровыми агентствами etc. Вы скажите: "Да, мы знаем, что они с точки зрения безопасности нам тоже кое-что должны, а именно, проверять кандидатов и стараться поставлять благонадежных". Но это далеко не все. Обратите внимание, что можно приобрести, имея доверительные отношения с вашим постоянным партнером – кадровым агентством, например. Можно получать (при определенных условиях) информацию о параметрах мотивации и реальных составляющих компенсационного пакета у конкурентов, о новых проектах и открывающихся направлениях деятельности конкурентов (что не всегда видно из массированных объявлений о приеме на работу ввиду их отсутствия по причинам коммерческой тайны), другую информацию - вплоть до сведений, что иное предприятие "заказало" на вашем специалиста (профилактика переманивания).

Мониторинг

Мониторинг, то есть отслеживание определенных параметров, а в нашем случае – видов информации, является одной из важнейших функций службы персонала при обеспечении кадровой безопасности компании.

Мониторинг каналов неофициальной (кулуарной) информации – задача, которая должна не просто присутствовать, она должна быть четко обозначена и правильно понимаема, а на ее отработку должны выделяться особые средства и силы (люди, время и место). Контроль неформальных информационных потоков осуществляется различными способами для отслеживания общего уровня мотивации, выявления неформальных лидеров, признаков падения авторитета руководства, получения любой иной информации, вплоть до конкретных виновников внутренних преступлений. К слову, западный опыт сравнения адекватности различных источников информации показывает, что самый результативным источником, например, о внутрифирменных нарушениях и злоупотреблениях являются частные сообщения служащих. Отечественный опыт автора подтверждает такую статистику. Контроль слухов очень важно для выполнения задач кадровой безопасности!

Мониторинг изменений в законодательстве. Пропустить принятие нового Трудового кодекса РФ мы, конечно же, не могли. А вот отследить новации связанного с ним налогового и пенсионного законодательства, законодательства о персональных данных, изменения и дополнения нормативных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения, удается не всегда. Инициируйте такую задачу вашему юридическому отделу. Упущения на этом участке работы также дорого стоят.

Мониторинг рынка труда. Частично мы уже затронули эту тему в разделе о коммуникациях. Здесь вы самостоятельно, с помощью имеющихся у вас ресурсов в виде информации, отслеживаете условия труда и мотивации у конкурентов, состояние рынка труда по "горячим" вакансиям, уровень безработицы в регионе и т.д. И не говорите, что это неблагодарная работа – она воздастся сторицей! Нередки случаи, когда специалисты предприятия не отслеживали вовремя ситуацию и, как следствие, предприятие "выпадало из рынка труда" тогда, когда производство или сбыт требовали усиленного кадрового потенциала в короткие сроки, но условия мотивации не менялись. Народ не идет, и получается серьезный провал с крупным ущербом и миллионами упущенной прибыли.

На схеме вы можете видеть и такую задачу как мониторинг уровней лояльности. Да, должна быть и такая. Ее выполнение связано с проведением периодического тестирования "на лояльность" кандидатов и работников предприятия специальным инструментарием, оценкой сотрудников и отслеживанием динамики изменений. Таким образом, мы можем достигать несколько целей: оценивать эффективность существующих средств мотивации, фиксировать изменения уровня лояльности людей и подразделений в целом, определять меры по коррекции ситуации.

Конфликтология

Конфликты на предприятии, в коллективах логично рассматривать с точки зрения кадровой безопасности. За редким исключением конфликты, как межличностные, так и организационные, могут рассматриваться как угрозы безопасности. Поэтому знание если уж не всей дисциплины, то, по крайней мере, основ конфликтологии, обязательно для менеджера по персоналу, тем более, что литературы и соответствующих курсов сейчас довольно много.

Кроме общей конфликтологии, мы выделяем и специальный ее вид – конфликты персонала с сотрудниками охраны и безопасности. Последние по своему профилю своему имеют прямое отношение к безопасности, и порождаются они различием в статусе конфликтующих, например, тогда, когда топ-менеджер вынужден подчиняться простому охраннику.

Контроль
Изучив и уже установив в компании ряд процедур кадровой безопасности, служба персонала обязана и вынуждена контролировать выполнение сотрудниками и смежными подразделениями этих процедур. Принцип постоянства и всеобъемлемости контроля работает и здесь. Его важность также проиллюстрирована на схеме.

Дата публикации:
3 марта 2003 года