Отсутствие недостачи - результат целенаправленной работы или мошенничество?

• структура собственности (чем больше акционеров, тем хуже),
• размер торговой компании (чем больше торговых точек, тем хуже),
• региональный признак (чем ближе к федеральному центру, тем хуже),
• размер населённого пункта (чем больше, тем хуже).

Почему все хорошо?

• Компания имеет представление о том, что целенаправленная деятельность по повышению уровня лояльности снижает количество работников, желающих нанести ущерб, и действует в этом направлении. Обычно дело в том, что многие компании либо имеют смутное представление об этой связи, либо считают незначительным влияние на свой бизнес морально-этического состояния работников и отсутствие «комфорта» на рабочем месте.
• Служба безопасности имеет чётко поставленную задачу и соответствующую компетенцию по системному выявлению и устранению рисков нанесения ущерба и исполняет эту задачу с определённой периодичностью. Обычно дело в том, что традиционно службы безопасности работают «от ущерба», а не «от риска», тратя своё время и другие ресурсы на поиск схем и персонажей при уже обнаруженной недостаче, с каждой новой инвентаризацией вновь уходят на этот бессмысленный круг. То есть, специалист-аналитик службы безопасности должен ежеквартально диагностировать все технологические процессы компании на предмет выявления рисков нанесения ущерба как умышленного, так и ошибочного, технологического, и инициировать их устранение.
• Максимально регламентировано поведение сотрудников на торговых объектах и торговые процессы с высокой степенью детализации тех действий людей, которые запрещены, ограничены или недопустимы. Обычно дело в том, что торговые компании, не придавая этому моменту никакого значения, описывают процессы и поведение по принципу «делайте так», но в контексте безопасности и предотвращения потерь важнее принцип «не делайте так». То есть, в любом регламенте мы должны находить фразы/абзацы, начинающиеся со слова «запрещено», за подписью сотрудников.
• Компания имеет понятие о том, что в худшем случае примерно 70% сотрудников желает нанести ей ущерб, и не делают они этого только потому, что боятся быть пойманными и наказанными. Обычно дело в том, что компании ничего не делают для того, чтобы персонал боялся воровать. Компании сами боятся сотрудников-воров, увольняя их по-тихому. То есть, в торговой сети должна быть построена система неизбежного и абсолютного преследования сотрудника, уличённого в хищении – уголовного, информационного, репутационного, материального, дисциплинарного, социального и т.д. Важной составляющей такой системы является ещё и то, что каждый вновь приходящий работник должен в первый день узнавать, что с ним будет, если он встанет на преступный путь, на примере уже пойманных и наказанных.
• Построена чёткая система контроля объектов, процессов, персонала и рабочего времени, внутри которой сотрудники постоянно находятся в тонусе – «в любой момент проконтролируют, поймают и накажут». Обычно дело в том, что компании не имеют контроля как системы, неэффективно пользуясь лишь её отдельными элементами: видеонаблюдением, разовыми проверками, наблюдением со стороны менеджмента и т.п. Грамотные руководители и служба безопасности выстраивают чёткую систему контрольных процедур по приоритетам, объектам, процессам, времени, персоналиям, облачая это в определённую плановую и отчётную форму. И уж никуда не годится, когда в систему контроля не попадает ни один вид аналитики. Есть фирмы, где СБ вообще не имеет никаких аналитических инструментов. Ну, и потери там соответствующие.

А если копнуть поглубже…

• Директор магазина (сознательно или не очень) понимает суть лояльности, регламентации, контроля и «устрашения» и действует верно, в соответствии с указанными принципами. Такие «звезды» видны сразу и хорошо известны руководству и СБ.
• В магазине подобрались исключительно честные и порядочные люди. Считаю утопией, но чем черт не шутит!
• «Хорошие» недостачи являются результатом мошенничества администрации магазина. Вот тут самое время разобраться с этим подробней. Какие же возможности есть у администрации магазинов для «улучшения» своих результатов?

• Намеренный неоднократный пересчёт товара, числящегося в недостаче, особенно при хранении в разных местах, что усложняет контроль. Особенно если схожий товар принадлежит разным подразделениям (торговый зал- производство- столовая- склад), но считается как принадлежащий одному инвентаризуемому подразделению.
• Хуже, если директор магазина самостоятельно может править итоги пересчёта. Стоит отметить, что в некоторых случаях руководство компании не сразу сможет выявить факт мошенничества. Например, при неправильной настройке интерфейса не посчитанный (не сканированный терминалом сбора данных) товар может не попадать в инвентаризационную ведомость, а проверять тысячи позиций способны не все. Конечно, это скорее исключение, но встречается до сих пор.
• Инвентаризация проведена правильно (предположительно), но ревизор не смог устоять перед родством/натиском/обаянием директора магазина и пошёл на фальсификацию итогов, намеренно приукрасив результаты. Вероятно, затем произойдёт деление премии директора магазина за хорошие итоги с ревизором.

Усложняем схему

• по сложным алгоритмам как средневзвешенная между первой и последней закупочными ценами без НДС (а может и с НДС, кто её знает?),
• как последняя перед инвентаризацией закупочная цена с НДС или без такового,
• как отпускная для продукции собственного производства, или как калькуляционная,
• как первая закупочная (используется реже) и т. п.

• При учёте по розничной цене расчёт недостачи ведётся по существующим «вторым» ценам – акционным, скидочным, рекламным и пр., которые ниже регулярных, а излишек – наоборот;
• Проведение локальных/частичных инвентаризаций товаров в недостаче в период действия таких «вторых» цен, излишка – наоборот;
• Если учёт идёт по последней закупочной стоимости, может иметь место договорённость с поставщиком о снижении цены на одну поставку с незначительным количеством товара;
• Если бонусный товар приходуется по нулевой цене и вопрос в системе учёта не контролируется – инвентаризация по нулевой цене.

• Покупка» недостачи по сниженным ценам. Это когда директор магазина заставляет сотрудников покупать (пробивать) товар, числящийся в недостаче или в группе риска в период акций и распродаж. Разумеется, товар не выносится из магазина, формируя «резервный» излишек, или на это момент уже может быть украден.
• Примерно та же самая схема при «покупке» испорченного товара, особенно если перед этим его уценить. Ну, а затем уже можно этот товар и списать. Улавливаете выгоду?

• Списание (условно как проведение по системе учёта операции перемещения товара с «основного склада» на «склад брака») без забраковки (оценки степени утраты товарного вида и пр.). Говоря простыми словами – списываем отсутствующий брак.
• Это особенно применимо там, где на списания даются определённые нормативы, и директор магазина знает, что у них есть не выбранный резервный запас «плохого» товара. Тогда это просто списание «воздуха» до норм. Не всегда, правда, это имеет отношение к недостаче, но уж суммовой излишек сформируется наверняка.
• «Списание» недостачи.

Мошенники без сомнений

• Не оприходованные излишки. Излишки товаров могут поступать в магазин разными путями – ошибки поставщика, бонусный товар (часто без документов), коносаментные веса, товар сверх заказа как компенсация скоропорта или иных свойств товара, и т. д. Приём такого товара без учёта в системе создаёт прямые излишки. Если их не вынесут «налево», то они будут посчитаны в инвентаризацию и покроют часть недостачи.
• Неполное или частичное оприходование поставки, может проводиться накануне инвентаризации. То есть, принимается 100 единиц товара, в систему товародвижения приходуется 80, в излишке на дату проведения инвентаризации 20 единиц. После инвентаризации товар доприходуется. Часто именно из-за этого рождается такой феномен, как накопительные недостачи.
• Ложное заявление о браке либо недостаче при приёмке. В зависимости от условий приёмки товара (отложенная, паллетная и пр.), как правило, без процедуры прямой передачи товара от водителя-экспедитора товароведу-приёмщику, магазин на следующий день декларирует наличие недостачи или брака в поставке при отсутствии этой проблемы в действительности. Прямой обман поставщика, и излишек этого товара в магазине.
• Не отгруженный полностью или частично возврат. Возврат поставщику проводится по системе учёта, товар списывается с остатков, но на дату инвентаризации не отгружается и попадает в пересчёт, внося свой вклад в «снижение» недостачи. В моей практике бывало и такое, что некоторые директора магазинов умудрялись возвращать поставщику дважды один и тот же товар. Не всегда водители, оформляя получение возврата, забирают товар (скоропорт) на утилизацию – мол, сами выбросьте. В следующий раз их опять ждёт тот же самый товар, как бы на возврат. И это уже излишек.
• Аналогично с перемещением товара в другой магазин или на склад (РЦ).

• Пересортица при маркировке. «Ошибочно» маркируем на фасовке дешёвый товар дорогим.
• Например, нарезаем дешёвый сыр и маркируем как дорогой. Имеем недостачу по дешёвому и излишек по дорогому, разумеется, в нашу пользу.
• Похожая ситуация в итоге пересортицы в продажах (дешёвое-дорогое).
• Некорректность показаний весов. Хорошо известно, что если весы в результате неисправности или неправильных настроек показывают вес больший, чем товар весит на самом деле, выигрывает магазин, имея излишек весового товара. Как «прикрутить» весы, читайте в интернете. Это касается и весов, используемых при производстве и фасовке («утяжеление» в производстве), и весов на продаже.
• Добавление кассирами товара в покупку (обсчёт, обвес). Да, представьте себе, и такое бывает. Называется «продажа недостачи» покупателям. Поскольку «проданный» таким образом товар не выносится покупателем, он попадает в излишек. Тот самый, который мы будем инвентаризовать.
• Возвращение оплаченного ворами товара в зал без учёта. Нередко бывает, что пойманный на попытке хищения покупатель соглашается оплатить сворованный товар, который у него при этом ещё и изымают. Не касаясь правового и этического аспекта, традиционно отметим, что такой товар опять попадает в излишек.
• Оплата хищений и порчи в кратном размере. Аналогично.

Переместил – обманул!

• Перемещения товара из магазина в магазин накануне инвентаризации. Для местных контролёров создаются «левые» документы, и товар-недостача уезжает в нуждающийся магазин на пересчёт, затем возвращается обратно. Это может быть также товар-излишек, например, несколько бутылок дорогого алкоголя способны нивелировать недостачу целого отдела пива. Конечно, реализуемость такой схемы зависит от существующей системы контроля. Схема применима также при перемещениях между отделами и складами.
• Виртуальные/логические (безтоварные) перемещения. В ряде случаев директору магазина нет нужды озадачиваться перевозкой товара, он может просто провести перемещение (отгрузку) по системе учёта. Товар как бы уехал, но по факту остался – считайте, ревизоры, излишек! Конечно, после инвентаризации проводится либо обратное перемещение, либо этот документ отменяется.
• И совсем запредельные возможности некоторые компании предоставляют своим сотрудникам, когда позволяют (сами того не понимая) проводить приходные или расходные документы, влияющие на остатки товаров, задним числом. Здесь тоже множество тонкостей, но прямой обязанностью ответственных лиц является необходимость разбираться в этом.