Закрыть окно

Отсутствие недостачи - результат целенаправленной работы или мошенничество?

Опубликовано: Журнал "ТОЧКА ПРОДАЖ", № 82, ноябрь 2013 г.
Автор: Чумарин И.Г.

img_4530_400

Более 13 лет занимаясь изучением работы розничных сетей в России и других странах СНГ, мы сумели выявить определенные тенденции. Одна из них крайне занимательна. Потери и, в частности, их самая волнующая составляющая – недостачи, имеют определенную зависимость от ряда локальных факторов:

– структура собственности (чем больше акционеров, тем хуже),

– размер торговой компании (чем больше торговых точек, тем хуже),

– региональный признак (чем ближе к федеральному центру, тем хуже),

– размер населенного пункта (чем больше, тем хуже).

В принципе, при прочих равных (микролокация, мотивация, ресурсы безопасности и т. д.) недостачи в похожих сетях должны быть примерно одинаковы. Однако в некоторых случая мы наблюдаем существенные (и радостные) исключения! Отчего в некоторых торговых сетях или одиночных магазинах недостачи значительно ниже других? Давайте попробуем ответить на этот вопрос.

Почему все хорошо?

Итак, в некоторых сетях ситуация с потерями более благоприятна, потому что:

• Компания имеет представление о том, что целенаправленная деятельность по повышению уровня лояльности снижает количество работников, желающих нанести ущерб, и действует в этом направлении. Обычно дело в том, что многие компании либо имеют смутное представление об этой связи, либо считают незначительным влияние на свой бизнес морально-этического состояния работников и отсутствие «комфорта» на рабочем месте.

• Служба безопасности имеет четко поставленную задачу и соответствующую компетенцию по системному выявлению и устранению рисков нанесения ущерба и исполняет эту задачу с определенной периодичностью. Обычно дело в том, что традиционно службы безопасности работают «от ущерба», а не «от риска», тратя свое время и другие ресурсы на поиск схем и персонажей при уже обнаруженной недостаче, с каждой новой инвентаризацией вновь уходят на этот бессмысленный круг. То есть, специалист-аналитик службы безопасности должен ежеквартально диагностировать все технологические процессы компании на предмет выявления рисков нанесения ущерба как умышленного, так и ошибочного, технологического, и инициировать их устранение.

• Максимально регламентировано поведение сотрудников на торговых объектах и торговые процессы с высокой степенью детализации тех действий людей, которые запрещены, ограничены или недопустимы. Обычно дело в том, что торговые компании, не придавая этому моменту никакого значения, описывают процессы и поведение по принципу «делайте так», но в контексте безопасности и предотвращения потерь важнее принцип «не делайте так». То есть, в любом регламенте мы должны находить фразы/абзацы, начинающиеся со слова «запрещено», за подписью сотрудников.

• Компания имеет понятие о том, что в худшем случае примерно 70% сотрудников желает нанести ей ущерб, и не делают они этого только потому, что боятся быть пойманными и наказанными. Обычно дело в том, что компании ничего не делают для того, чтобы персонал боялся воровать. Компании сами боятся сотрудников-воров, увольняя их по- тихому. То есть, в торговой сети должна быть построена система неизбежного и абсолютного преследования сотрудника, уличенного в хищении – уголовного, информационного, репутационного, материального, дисциплинарного, социального и т.д. Важной составляющей такой системы является еще и то, что каждый вновь приходящий работник должен в первый день узнавать, что с ним будет, если он встанет на преступный путь, на примере уже пойманных и наказанных.

• Построена четкая система контроля объектов, процессов, персонала и рабочего времени, внутри которой сотрудники постоянно находятся в тонусе – «в любой момент проконтролируют, поймают и накажут». Обычно дело в том, что компании не имеют контроля как системы, неэффективно пользуясь лишь ее отдельными элементами видеонаблюдением, разовыми проверками, наблюдением со стороны менеджмента и т. п. Грамотные руководители и служба безопасности выстраивают четкую систему контрольных процедур по приоритетам, объектам, процессам, времени, персоналиям, облачая это в определенную плановую и отчетную форму. И уж никуда не годится, когда в систему контроля не попадает ни один вид аналитики. Есть фирмы, где СБ вообще не имеет никаких аналитических инструментов. Ну, и потери там соответствующие.

А если копнуть поглубже…

Да, представленный системный подход наиболее результативен, и компании, понимающие и внедряющие его, получают значительное снижение потерь за полгода. Чаще всего началом такого процесса становится потрясение, которое получает владелец фирмы, узнавая, что снижение потерь вполовину увеличивает прибыль на четверть. О таком подходе и такой идеологии предотвращения потерь уже многое написано. Сейчас поговорим об исключениях, когда в компании ничего из перечисленного нет, но в магазинах отличные результаты по недостаче. Причин тут может быть несколько:

– Директор магазина (сознательно или не очень) понимает суть лояльности, регламентации, контроля и «устрашения» и действует верно, в соответствии с указанными принципами. Такие «звезды» видны сразу и хорошо известны руководству и СБ.

– В магазине подобрались исключительно честные и порядочные люди. Считаю утопией, но чем черт не шутит!

– «Хорошие» недостачи являются результатом мошенничества администрации магазина.

Вот тут самое время разобраться с этим подробней. Какие же возможности есть у администрации магазинов для «улучшения» своих результатов?

Стоит сразу оговориться, что упоминая директора магазина в контексте мошеннических действий, мы имеем в виду исключительно редко встречающегося, облеченного властью человека, имеющего желание пустить пыль в глаза руководству обычно в погоне за вознаграждением и сверхрепутацией. Начнем с бесхитростных возможностей, связанных с проведением инвентаризации. Здесь, как правило, ничего сложного:

• Намеренный неоднократный пересчет товара, числящегося в недостаче, особенно при хранении в разных местах, что усложняет контроль. Особенно если схожий товар принадлежит разным подразделениям (торговый зал- производство- столовая- склад), но считается как принадлежащий одному инвентаризуемому подразделению.

• Хуже, если директор магазина самостоятельно может править итоги пересчета. Стоит отметить, что в некоторых случаях руководство компании не сразу сможет выявить факт мошенничества. Например, при неправильной настройке интерфейса непосчитанный (не сканированный терминалом сбора данных) товар может не попадать в инвентаризационную ведомость, а проверять тысячи позиций способны не все. Конечно, это скорее исключение, но встречается до сих пор.

• Инвентаризация проведена правильно (предположительно), но ревизор не смог устоять перед родством/натиском/обаянием директора магазина и пошел на фальсификацию итогов, намеренно приукрасив результаты. Вероятно, затем произойдет деление премии директора магазина за хорошие итоги с ревизором.

Усложняем схему

Более сложная история связана с ценой товара, по которой он учитывается в инвентаризацию. Как ни странно, эта цена (назовем ее учетной ценой) может не только не быть равной закупочной стоимости, но даже может быть выше розничной цены. И тогда растут ваши виртуальные потери, а вы продолжаете искать воров, которые ничего не украли. Особенно если смотрите ущерб только по сумме, без изучения количественных показателей инвентаризации. Причины этого феномена могут быть различные, так как учетная цена может формироваться разнообразными расчетными способами, например:

• По сложным алгоритмам как средневзвешенная между первой и последней закупочными ценами без НДС (а может, и с НДС, кто ее знает?).

• Как последняя перед инвентаризацией закупочная цена с НДС или без такового.

• Как отпускная для продукции собственного производства, или как калькуляционная.

• Как первая закупочная (используется реже) и т. п.

Учетная цена может быть равна розничной. В общем, здесь полный бардак, потому что единых правил, установленных законодательством, нет, и многие информационные алгоритмы работают иногда в минус. С этим стоит разбираться отдельно, а сейчас мы посмотрим, какие есть возможности для «ценового улучшения» ситуации

• При учете по розничной цене расчет недостачи ведется по существующим «вторым» ценам – акционным, скидочным, рекламным и пр., которые ниже регулярных, а излишек – наоборот.

• Проведение локальных/частичных инвентаризаций товаров в недостаче в период действия таких «вторых» цен, излишка – наоборот.

• Если учет идет по последней закупочной стоимости, может иметь место договоренность с поставщиком о снижении цены на одну поставку с незначительным количеством товара.

• Если бонусный товар приходуется по нулевой цене и вопрос в системе учета не контролируется – инвентаризация по нулевой цене. И много тут может быть еще всяких «чудес», известных только IT-специалистам, и то не всегда. Поэтому руководству компании и СБ стоит изучать и знать методы формирования той цены, по которой идет учет инвентаризации для товаров различных категорий. Особенно актуальным может быть этот вопрос для продукции собственного производства, когда калькуляции могут быть такими, что учетная цена товара становится выше розничной, с чем я сталкивался неоднократно. Раз уж мы коснулись ценового учетного вопроса, добавим еще пару «ценовых» возможностей вне инвентаризации:

• «Покупка» недостачи по сниженным ценам. Это когда директор магазина заставляет сотрудников покупать (пробивать) товар, числящийся в недостаче или в группе риска в период акций и распродаж. Разумеется, товар не выносится из магазина, формируя «резервный» излишек, или на это момент уже может быть украден.

• Примерно та же самая схема при «покупке» испорченного товара, особенно если перед этим его уценить. Ну, а затем уже можно этот товар и списать. Улавливаете выгоду? Завершим тему со списаниями. Как же можно в этом процессе получить излишки товара, которые заведомо снизят размер недостач?

• Списание (условно как проведение по системе учета операции перемещения товара с «основного склада» на «склад брака») без забраковки (оценки степени утраты товарного вида и пр.). Говоря простыми словами – списываем отсутствующий брак.

• Это особенно применимо там, где на списания даются определенные нормативы, и директор магазина знает, что у них есть определенный не выбранный резервный запас «плохого» товара. Тогда это просто списание «воздуха» до норм. Не всегда, правда, это имеет отношение к недостаче, но уж суммовой излишек сформируется наверняка.

• «Списание» недостачи.

Мошенники без сомнений

Далее речь пойдет о прямых фальсификациях, в результате которых создаются излишки товаров.

Излишки могут быть как по воруемому товару, так и по всему остальному ассортименту, что актуально в условиях выведения итогов инвентаризации по принципу сложения недостачи с излишками. Следует иметь в виду, что в действительности жизнеспособность указанных «левых» схем целиком зависит от многих индивидуальных факторов той или иной торговой сети – системы учета, системы контроля, технологических процессов и т. д. Где-то они возможны, а где-то нет. Обратимся к приемке товара и отношениям с поставщиками. Вот где кроется масса возможностей для обеспечения будущей «хорошей» инвентаризации:

• Не оприходованные излишки. Излишки товаров могут поступать в магазин разными путями – ошибки поставщика, бонусный товар (часто без документов), коносаментные веса, товар сверх заказа как компенсация скоропорта или иных свойств товара, и т. д. Прием такого товара без учета в системе создает прямые излишки. Если их не вынесут «налево», то они будут посчитаны в инвентаризацию и покроют часть недостачи.

• Неполное или частичное оприходование поставки, может проводиться накануне инвентаризации. То есть, принимается 100 единиц товара, в систему товародвижения приходуется 80, в излишке на дату проведения инвентаризации 20 единиц. После инвентаризации товар доприходуется. Часто именно из-за этого рождается такой феномен, как накопительные недостачи.

• Ложное заявление о браке либо недостаче при приемке. В зависимости от условий приемки товара (отложенная, палетная и пр.), как правило, без процедуры прямой передачи товара от водителя-экспедитора товароведу-приемщику, магазин на следующий день декларирует наличие недостачи или брака в поставке при отсутствии этой проблемы в действительности. Прямой обман поставщика, и излишек этого товара в магазине.

• Не отгруженный полностью или частично возврат. Возврат поставщику проводится по системе учета, товар списывается с остатков, но на дату инвентаризации не отгружается и попадает в пересчет, внося свой вклад в «снижение» недостачи. В моей практике бывало и такое, что некоторые директора магазинов умудрялись возвращать поставщику дважды один и тот же товар. Не всегда водители, оформляя получение возврата, забирают товар (скоропорт) на утилизацию – мол, сами выбросьте. В следующий раз их опять ждет тот же самый товар, как бы на возврат. И это уже излишек.

• Аналогично с перемещением товара в другой магазин или на склад (РЦ). Пришло время вернуться в торговый зал. И там, оказывается, можно «мутить». Здесь нам «помогают» и продавцы, и кассиры, и даже сами покупатели

• Пересортица при маркировке. «Ошибочно» маркируем на фасовке дешевый товар дорогим.

Например, нарезаем дешевый сыр и маркируем как дорогой. Имеем недостачу по дешевому и излишек по дорогому, разумеется, в нашу пользу.

• Похожая ситуация в итоге пересортицы в продажах (дешевое-дорогое).

• Некорректность показаний весов. Хорошо известно, что если весы в результате неисправности или неправильных настроек показывают вес больший, чем товар весит на самом деле, выигрывает магазин, имея излишек весового товара. Как «прикрутить» весы, читайте в интернете. Это касается и весов, используемых при производстве и фасовке («утяжеление» в производстве), и весов на продаже.

• Добавление кассирами товара в покупку (обсчет, обвес). Да, представьте себе, и такое бывает. Называется «продажа недостачи» покупателям. Поскольку «проданный» таким образом товар не выносится покупателем, он попадает в излишек. Тот самый, который мы будем инвентаризовать.

• Возвращение оплаченного ворами товара в зал без учета. Нередко бывает, что пойманный на попытке хищения покупатель соглашается оплатить сворованный товар, который у него при этом еще и изымают. Не касаясь правового и этического аспекта, традиционно отметим, что такой товар опять попадает в излишек.

• Оплата хищений и порчи в кратном размере. Аналогично.

Переместил – обманул!

Завершим разоблачение мошенников описанием модной в последнее время схемы, связанной с перемещениями товара в другие магазины своей сети. Это относительно безопасно, как считают некоторые директора, так как формально все может выглядеть вполне прилично

• Перемещения товара из магазина в магазин накануне инвентаризации. Для местных контролеров создаются «левые» документы, и товар-недостача уезжает в нуждающийся магазин на пересчет, затем возвращается обратно. Это может быть также товар-излишек, например, несколько бутылок дорогого алкоголя способны нивелировать недостачу целого отдела пива. Конечно, реализуемость такой схемы зависит от существующей системы контроля. Схема применима также при перемещениях между отделами и складами.

• Виртуальные/логические (безтоварные) перемещения. В ряде случаев директору магазина нет нужды озадачиваться перевозкой товара, он может просто провести перемещение (отгрузку) по системе учета. Товар как бы уехал, но по факту остался – считайте, ревизоры, излишек! Конечно, после инвентаризации проводится либо обратное перемещение, либо этот документ отменяется.

• И совсем запредельные возможности некоторые компании предоставляют своим сотрудникам, когда позволяют (сами того не понимая) проводить приходные или расходные документы, влияющие на остатки товаров, задним числом. Здесь тоже множество тонкостей, но прямой обязанностью ответственных лиц является необходимость разбираться в этом.

Итак, мы перечислили почти три десятка возможностей, которые находятся в руках директоров магазинов и позволяют самым нечестным из них обманывать руководство торговой компании, показывая свою «отличную» работу по снижению недостач. 

Разумеется, служба безопасности и другие руководители компании должны знать об этих рисках и принимать соответствующие и часто очевидные меры контроля. Существует два наиболее результативных инструмента предотвращения таких рисков – IT-аналитика и видеоаналитика. Видеоаналитика как инструмент контроля он-лайн позволяет выявлять расхождения между заявленными объемами товаров и фактически визуализированными на картинке, иллюстрировать отсутствие фактов приемки или отгрузки товаров против проведенных в системе учета и т. д. Аналитика с помощью информационной системы проводится путем системного исследования записей о движении товаров, оборачиваемости, товарных остатках и иных статистических срезов. Конечно, компании должны иметь и уметь владеть такими современными инструментами контроля, не позволяя никому залезать в свой карман.

Дата публикации:
1 ноября 2013 года