Как сделать найм безопасным?

Опубликовано: Журнал "Кадры предприятия" №9/2003
Автор: Чумарин И.Г.

В процессе оформления приема на работу в иерархии средств предотвращения потерь, кадровой безопасности, на первое место ставится правовое обеспечение деятельности службы управления персоналом. Следует признать, что только юридически грамотные документы и действия способны эффективно и без лишних затрат основать безопасные отношения с персоналом. И это основной принцип “безопасного” найма, то есть такой процедуры, которая способна уберечь компанию от потенциальных негативных последствий правового характера.
Очевидно при этом, что регламентация закрепления взаимных прав и обязанностей сторон, предлагаемая Трудовым Кодексом, лишь частично может удовлетворить работодателя, так как отражает только обязательное, что в малой степени сходится с желаемым. Результаты такой неувязки мы можем наблюдать на большинстве предприятий, когда каждому новому работнику предстоит ознакомиться и подписаться кроме необходимых еще под десятком желаемых документов.
И здесь творчество работодателей, их кадровых и юридических служб не знает границ. Помимо трудового договора, должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, работника ожидают всевозможные регламенты, бизнес-процессы, стандарты, кодексы, политики, обязательства, соглашения, порядки и т.д.
Трудовой договор
Одним из основных документов с точки зрения кадровой безопасности является трудовой договор. Он должен содержать целый ряд статей, изначально устанавливающих для сотрудника рамки лояльного отношения к работодателю, его собственности и безопасности в целом. С этой целью в тексте трудового договора, как правило, в раздел “Обязанности Работника”, могут вводиться следующие элементы, имеющие непосредственное отношение к безопасности:
“Работник обязуется:…

при приеме на работу предъявить Работодателю все необходимые документы и заполнить соответствующие учетные формы;
соблюдать трудовую дисциплину и выполнять установленные нормы труда;
соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
соблюдать действующие в организации Правила внутреннего трудового распорядка, а также приказы и распоряжения руководства подразделения и администрации предприятия;
выполнять правила обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальной информации в соответствии с Положением о конфиденциальной информации предприятия и иными внутренними нормативными актами;
отработать после обучения, осуществленного на средства Работодателя, не менее _________________ месяцев или установленного договором на обучение срока;
в течение одной недели сообщать Работодателю об изменениях анкетных и иных учетных данных о себе;
заключить с Работодателем договор о полной коллективной (индивидуальной) материальной ответственности;
бережно относиться к ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба, обеспечивать сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств, переданных ему для хранения или других целей;
незамедлительно сообщать Работодателю (непосредственному руководителю) о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, а также сохранности имущества Работодателя и других работников”.

Юридические формулировки могут быть иными, однако суть должна точно отражать желаемое поведение работника. И несмотря на то, что сами трудовые договора для различных сфер деятельности предприятия (интеллектуальной и материальной), разных категорий сотрудников и уровней управления составляются по разным макетам, установление рамок безопасности в них должно быть видно невооруженным взглядом.
Вспомните упомянутый нами ранее один из эффектов, срабатывающий при изучении и подписании документации, в которой присутствуют подобные элементы – начало формирования уважения к компании, заботящейся о своей безопасности, следовательно, о безопасности каждого работника. Это положительно влияет на лояльность к работодателю.
Заявление о приеме на работу
Несмотря на то, что трудовой договор следует после заявления о приеме на работу, мы рассмотрим эти документы в обратном порядке. У этого есть свое объяснение. Последнее время на семинарах по кадровой безопасности автору приходится слышать от специалистов по персоналу мнение, транслируемое ими от своих юристов или услышанное на курсах по кадровому делопроизводству, о том, что не нужно сейчас кандидатам оформлять заявление, а сразу подписывается договор.
При этом не редки случаи, когда работники впоследствии утверждают, что это не та работа, которую они хотели, что это не те условия, на которые они шли и т.д. И потом, как законодатель себе представляет процесс трудоустройства – приходит кандидат с трудовым договором и требует от администрации предприятия его заключения? А именно с этого в Трудовом кодексе и начинаются трудовые отношения. Но извините, на основании чего вообще потенциальный работодатель будет общаться с потенциальным работником? Обсуждать условия работы, проверять квалификацию, в конце концов, рассказывать о перспективах развития компании и возможном служебном росте кандидата? Явно не на основании уже подписанного трудового договора.
И обратите внимание еще раз, что общение сторон по Кодексу начинается с трудового договора, а все предыдущие этапы, о которых мы говорили на страницах журнала в течение полугода, вообще не регламентируется. Поэтому утверждать, что заявление о приеме на работу не нужно только потому, что об этом не написано в Трудовом кодексе, на наш взгляд, необоснованно.
Считаем, что юридическим основанием, сигналом к началу общения сторон служит как раз письменное добровольное волеизъявление кандидата в виде заявления о приеме на работу. Причем рекомендуется все же использовать при этом определенный образец, например: Прошу принять меня на работу в должности _______________________ с “___”__________200__г. с испытательным сроком ________ месяца.
С рабочим местом, условиями труда, дисциплинарной и материальной ответственностью и размером заработной платы ознакомлен и согласен.
Важно ли вам, чтобы будущий работник указал все это? Нам – важно. Кроме того, заявление дает нам право общаться с кандидатом и дальше, проверяя, отбирая и оформляя.
Со стороны кандидата, кстати, грамотнее было бы написать в заявлении “прошу заключить со мной трудовой договор …”, но мы надеемся, что вы этого не допустите.
Правила внутреннего трудового распорядка
   Статья 15 Трудового Кодекса РФ гласит: “Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором”. Из нее явно следует, что необходимо наличие письменного свода Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
ПВТР - локальный нормативный акт, определяющий не только трудовой распорядок и регламентирующий основные вопросы трудовых отношений в организации, но и на наш взгляд, являющийся одним из основных документов, устанавливающих процедуры безопасности.
Кроме всего прочего, вы можете включить в его текст различные процедуры и правила, например:

о процедурах отбора кандидатов;
о пропускном и внутриобъектовом режиме;
о пожарной безопасности;
о медицинском обеспечении деятельности и санитарных правилах;
о материальной ответственности;
об информационном взаимодействии с администрацией;
об этике отношений сторон (недопущении конфликта интересов);
о контроле за совместной работы родственников;
о процедуре расчета и увольнения и т.д.

На некоторых из них мы остановимся подробно чуть позже. Здесь же обратим внимание кадровиков на то, что ряд моментов ограничительного характера можно оформлять и в виде отдельных документов (правда, в этом случае их юридическая сила под вопросом). Если же включить их в ПВТР и при этом подобрать формулировки, не ступающие в явное противоречие с законодательством, то они станут обязательными для исполнения всеми работниками. Например, почти все работодатели применяют так называемый “обходной лист” при увольнении. Законодательству такой “документ” неизвестен, и формально любой сотрудник может сам себя “освободить” от такой процедуры. Если же прописать ее в ПВТР, сотруднику будет проблематично отказаться от нее.
Кстати, не переборщите с чем-либо, ухудшающим положение работников по сравнению с трудовым законодательством. А еще выражаем надежду, что вы уже обратили внимание на то, что не всегда есть с чем сравнивать, а это значит – свобода!
Должностная инструкция
На сегодняшний день, кажется, ни у кого уже не должно остаться сомнений в том, что необходимо наличие письменных документов, детально регламентирующих работу сотрудника на той или иной должности, либо даже на том или ином рабочем месте. Названия разные – трудовые обязанности, должностная инструкция, функциональные обязанности и т.п., суть же едина – описание того, что данный сотрудник должен делать.
Кто-то делает их очень конкретными и от этого объемными, кто-то считает, что излишняя детализация вредна. Нам представляется важным одно: действия, на основании которых оценивается сотрудник, а также действия, за неисполнение либо халатное исполнение которых предусмотрены различные виды ответственности, должны быть прописаны четко.
Разумеется, с таким документом работник должен быть ознакомлен под роспись.
На семинарах часто спрашивают: когда знакомить новых работников правилами и инструкциями? В Трудовом Кодексе РФ (часть третья статьи 68) говорится, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативами, имеющими отношение к трудовой функции работника. Следуя этому правилу, работник должен быть ознакомлен с должностными инструкциями, иными документами, определяющими его трудовую функцию, после заключения трудового договора и оформления приказа о приеме на работу. Мы предлагаем более радикальный вариант – знакомить работника с этими документами следует не раньше, чем у вас будет на руках заявление кандидата о приеме на работу и не позже, чем будет заключен трудовой договор.
Обязательство сотрудника о неразглашении конфиденциальной информации
Трудовой кодекс РФ и Гражданский кодекс РФ, а также федеральный закон “О коммерческой тайне”, который вскоре должен быть подписан Президентом РФ, дают работодателям право требовать от своих работников (и не только) обеспечения сохранности конфиденциальной информации. Важность регламентации этой стороны трудовых отношений трудно переоценить, и это не нуждается в излишних комментариях.
Несмотря на то, что в общем случае организация данной процедуры находится в компетенции службы безопасности и юристов, стоит остановиться на нескольких принципиальных моментах, учитывая, что в активе автора есть также книга “Тайна предприятия. Что и как защищать” (2001, Издательство ДНК, Санкт-Петербург).
Первое. Часто многие специалисты предприятий говорят лишь о защите коммерческой тайны, называют ее именем свои документы, забывая о том, что кроме тайны коммерческой существует около двух десятков иных видов конфиденциальной информации, в неразглашении части которых также заинтересовано предприятия. Поэтому следует вести речь шире: об информации конфиденциального характера.
Второе. В основном, на предприятиях существуют документы по данному вопросу, но их пакет сводится к одному – тому самому обязательству, которое подписывают работники. Исходя из существа вопроса и юридической практики, такие документы действительно должны быть в пакете, который минимально состоит из:

Положения о конфиденциальной информации предприятия (условное название)
Перечня документов, содержащих конфиденциальную информацию предприятия (защите подлежит лишь документированная информация),
Обязательства о неразглашении.

С последним документом работника можно знакомить под роспись и ранее, с остальными документами – после подписания трудового договора (иногда это целесообразно сделать даже после окончания испытательного срока). Для иллюстрации сказанного считаем нужным привести извлечение из Обязательства о неразглашении конфиденциальной информации.

Извлечение

Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации

Работа на ПредприятииПредприятие нанимает Работника для работы в качестве _____________________. Работник предупрежден, что в процессе работы ему будет предоставлен доступ к конфиденциальной информации Предприятия, соответствующий его должности, а также возможность эксплуатации оборудования Предприятия.

Чужая коммерческая тайнаРаботник заверяет Предприятие в том, что он не будет раскрывать Предприятию любую информацию, содержащую коммерческую тайну, принадлежащую другим лицам или организациям. Предприятие подтверждает, что работа Работника не будет требовать от него нарушения каких-либо обязательств, данных другой стороне.
Конфиденциальная информация предприятияКонфиденциальной информацией Предприятия считается любая информация, составляющая содержание документов, включенных в соответствии с законодательством в “Перечень документов Предприятия, содержащих конфиденциальную информацию”.
Обязательство о сохранении конфиденциальной информацииРаботник обязуется в течение всего периода его работы на Предприятии и в течение _____ лет после:
не раскрывать конфиденциальную информацию Предприятия какому-либо лицу или организации, за исключением случаев выполнения своих трудовых обязанностей и с прямого указания руководства Предприятия;
не использовать, прямо или косвенно, конфиденциальную информацию Предприятия иначе, чем в интересах Предприятия в целях выполнения своих обязанностей сотрудника и с прямого указания руководства Предприятия;
подчиняться правилам Предприятия и указаниям ее должностных лиц, направленных на защиту и сохранение конфиденциальной информации.

В случае прекращения работы на Предприятии и независимо от причин увольнения Работник, до осуществления окончательного расчета, обязуется вернуть Предприятию все находящиеся в его распоряжении документы, информацию и другие материалы, связанные с деятельностью Предприятия и закрепленные на любых носителях, включая программные продукты.
Работник заверяет, что во время своей работы на Предприятии либо после увольнения он не разрушит, не нанесет ущерба, не ослабит и не вмешается в отношения Предприятия с его сотрудниками и партнерами путем посредничества или другим путем. Работник обязуется не действовать каким-либо образом от лица Предприятия или по его поручению в личных целях, если это не оговорено указаниями Предприятия.    Работник обязуется в период своей работы на Предприятии не участвовать без предварительного письменного согласия Предприятия, прямо или косвенно, в какой-либо работе, не давать консультаций и не участвовать в какой-либо деятельности в чьих-либо интересах, кроме Предприятия, иначе это войдет в противоречие с обязанностями Работника по отношению к Предприятию и будет рассматриваться как основание для прекращения отношений с Работником.
Работник обязуется оказывать всемерное содействие руководству и службе безопасности Предприятия в выявлении, предупреждении и пресечении возможных фактов утечки и хищения конфиденциальной информации.
Работник обязуется передавать Предприятию информацию о всех изобретениях, открытиях, усовершенствованиях, технологиях и ноу-хау, разработанных или полученных им одним или в коллективе, относящуюся к результатам работы или исследований в интересах Предприятия, а также полученную при использовании оборудования Предприятия либо ее информации.
5. Право на служебное произведение   Работник подтверждает, что исключительные права на использование служебных произведений принадлежат Предприятию в соответствии с Законом РФ от 09.07.1993 г. № 5351-1 "Об авторском и смежных правах".
Также, согласно Патентному закону РФ от 23.09.92 г. № 3517-1, право на получение патента на изобретение, полезную модель или промышленный образец, созданные Работником в связи с выполнением им своих служебных обязанностей или полученного от Предприятия конкретного задания, принадлежит Предприятию.
В случае, если какое-либо служебное произведение будет подано на патентование либо раскрыто Работником третьей стороне после прекращения работы на Предприятии, это будет рассматриваться как то, что произведение создано Работником еще во время работы на Предприятии, и все права на использование этого произведения будут принадлежать Предприятию, если не будет доказано, что произведение создано после увольнения из Предприятия и без использования его информации и других ресурсов.
6. Ответственность Работника по настоящему Обязательству
В случае нарушения Работником условий настоящего Обязательства Предприятие имеет право наложить на Работник дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения и возместить понесенные в результате нарушения убытки за счет Работника в порядке и размере, оговоренном действующими на Предприятии нормативными актами.
Предприятие также имеет право предъявить Работнику иск о возмещении суммы убытка в соответствии с действующим законодательством и/или привлечь к уголовной ответственности. В этом случае вид и размер возмещения будет определяться судебным решением.
На практике нередка постановка вопроса о возможных санкциях по отношению к работнику, нарушившему перечисленные обязанности и ограничения. Следует признать, что на сегодняшний день, несмотря на наличие уголовного наказания за разглашение коммерческой тайны, формальные санкции эфемерны. Но обратите внимание, и это будет справедливо по отношению к любым документам такого же “скользкого” (не по нашей вине) регламентирующего характера, - не санкции здесь столь уж важны. Вы спросите: а что тогда? Не применение санкций, а применение теории, которую автор скромно назвал “Тройной эффект Чумарина”.Теория гласит, что документы указанного характера должны применяться не в надежде на санкции (в этом, пожалуй, нет особого смысла), а для достижения трех эффектов:

образовательного (как еще работник узнает о существовании этих правил, ограничений и запрещений?);
этического (все значимей для работников, особенно управленческого звена, становится соблюдение этики отношений “работник-работодатель”, например, сотрудник, замеченный в халатном обращении с тайной предприятия, вряд ли получит хорошие рекомендации и его карьера будет под вопросом, этого он должен опасаться);
профилактического, и здесь речь идет (все же) об эффекте ожидания(!) санкций (работник, осознанно оставивший свою подпись где-либо, понимает последствия (юридические или нет - не важно) и ожидает их).

И это работает! Достаточно лишь попробовать. И здесь мы верны своим традициям и принципам – работать на предотвращение проблем, а не на разбирательства с последствиями. А применение санкций означает, что на каком-то этапе вы уже проиграли.
Обязательство о недопущении конфликта интересов
Что-то новенькое? Если не считать того, что мы уже несколько лет пропагандируем и такое, то – да. Ранее это обязательство мы упомянули в составе ПВТР и, кажется, сделать так лучше всего. Приведем вариант такого включения в виде отдельного раздела в ПВТР:
Извлечение из ПВТР
IV. Этика

1. С целью недопущения конфликта интересов между сторонами и руководствуясь нормами социального партнерства и деловой этики в отношениях, работник обязан:
незамедлительно информировать руководство при возникновении конфликта интересов в случаях, если он или кто-нибудь из его ближайших родственников будет иметь финансовую заинтересованность в работе фирмы, являющейся поставщиком или потребителем продукции или услуг предприятия;
не использовать материальные, информационные и иные ресурсы предприятия для собственной выгоды и в интересах третьих лиц, без специального разрешения руководства;
незамедлительно сообщать руководству о работе по совместительству, о ведении собственного бизнеса, другой работе с личной выгодой и в интересах других лиц;
не допускать какой-либо рекламы собственного бизнеса и сторонних компаний с использованием ресурсов предприятия;
незамедлительно информировать руководство о фактах получения вознаграждений и подарков любой стоимости от клиентов, поставщиков и партнеров;
не использовать денежные средства и другое имущество предприятия в целях оказания влияния на работников сторонних организаций без предварительного разрешения руководства;
не обслуживать родственников, знакомых и друзей при непосредственной реализации товаров, продукции или услуг предприятия;
незамедлительно сообщать руководству предприятия о фактах критичных контактов с представителями фирм-конкурентов, налоговых и правоохранительных органов, криминальных группировок, тоталитарных или деструктивных религиозных новообразований. Критичными считаются контакты, возникшие у работника как до, так и после подписания трудового договора с предприятием, и содержащие интерес другой стороны к различным аспектам деятельности предприятия и его персонала.
Работники должны понимать, что нарушение любого из этих подпунктов пункта 1 настоящего раздела будет явно свидетельствовать о нежелании честно и добросовестно исполнять свои трудовые функции и может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения и дальнейшего судебного преследования. Кроме того, о нечестном и неэтичном поступке работника предприятие имеет право сообщить неограниченному кругу заинтересованных лиц через объединения работодателей либо иным путем.

Значимо, не правда ли? Иногда, рассматривая с клиентами необходимость включения такого положения, мы горячо обсуждаем последствия, дискриминацию и прочее и не находим ничего такого, что противоречило бы интересам компании и что ущемляло бы права работников. Это просто правила. А примените к ним еще и “тройной эффект Чумарина” – и все встанет на свои места.
Обязательство о взаимодействии с руководством
В заключение упомянем еще об одном регламентирующем правила безопасности документе, подписываемом при приеме на работу. Давайте прочитаем его краткий вариант:

“В соответствии со ст.21 Трудового Кодекса РФ по отношению к Работодателю в лице непосредственного руководителя или компетентного представителя руководителя – службы безопасности - Работник обязан:

оказывать всемерное содействие в выявлении, предупреждении и пресечении фактов хищения, разглашения или растраты любым образом информации и материальных ценностей предприятия;
незамедлительно, в письменном или устном виде, авторизовано или анонимно, сообщать обо всех ставших известными ему фактах и попытках лиц и организаций получить конфиденциальную информацию или похитить любым способом материальные ценности Предприятия.

При этом, если благодаря бдительности Работника удастся предотвратить потерю информации или материальных ценностей, руководство предоставит ему определенное денежное вознаграждение как признание его заслуг, честного и лояльного отношения”.
Часто приходится слышать версию о “стукачестве” и тому подобном. Полная чушь! Данное обязательство лишь конкретизирует одну из обязанностей работника, указанную в статье 21 Трудового кодекса РФ: “Работник обязуется незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя”. И мы ничего не придумали!
Мы научили (вспомним эффекты), как это лучше сделать, к кому обратиться, чтобы грамотно и комфортно проявить свою лояльность, мы заставили работника подписаться под этим (пусть ожидает санкции за неисполнение), мы вправе спросить, если знал, но не сообщил, и реально наказать. Банальное “стукачество” уходит в прошлое. Это новый вид информационного взаимодействия, когда честные работники, не желающие платить из своего кармана за воров из коллектива (особенно при коллективной материальной ответственности), имеют выбор и канал связи.Безопасного вам персонала!

Кадровая безопасность